Tugas SIM ANALISA SISTEM INFORMASI PELAYANAN PERUSAHAAN


ANALISA SISTEM  INFORMASI PELAYANAN PERUSAHAAN AUTOBUS AKAP
PT.EKA SARI LORENA TRANSPORT
MAKALAH
Disusun untuk memenuhi nilai UAS (Ujian Akhir Semester) pada mata kuliah
Sistem Informasi Manajemen

Oleh :
1.      Sandy Akbar               NIM : 18120529
2.      M.Sarbini.Saputra.R  NIM :12123244
3.      David Pramana.P NIM : 18120205
Kelompok I
12.3D.31
Jurusan Manajemen Informatika
Program Diploma Tiga (D.III) Tahun 2013
AMIK Bina Sarana Informatika
Kampus Cawang B
Jakarta
2013



KATA PENGANTAR



Dengan rasa syukur kehadirat Tuhan Yang Maha esa, atas segala rahmat , hidayah dan bimbinga-nya , sehingga kami penulis dapat menyelesaikan makalah ini.
Penulisam makalah ini digunakan untuk memenuhi salah satu tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen. Oleh karena itu, kami mengucapkan rasa terima kasih kepada :
1. Ibu Yuni Fitria selaku dosen pengajar mata kuliah Sistem Informasi Manajemen.
2. Bpk. Bambang selakuCP POOL LORENA CEGER yang telah memberi izin untuk melakukan riset.
3. Teman-teman kelas 12.3D.31 semua yang telah mendukung dan memberi semangat kepada kami.
Semoga bantuan dan dukungan yang telah diberikan kepada kami mendapat balasan serta karunia dari Allah SWT. Kami menyadari penulisan makalah ini jauh dari sempurna , maka dari itu kami berharap saran dan kritik untuk kesempurnaan makalah ini. Akhirnya kami berharap semoga makalah ini memberi manfaat yang sebesar-besarnya bagi kami dan pihak yang memerlukan.
Hormat kami,

Penulis


BAB I
PENDAHULUAN

1.1.  Latar Belakang 
Saat ini masyarakat sudah tidak asing lagi dan cenderung familiar dengan alat transportasi jenis bus,hampir semua kalangan bahkan sampai menengah ke bawah dapat menikmati alat transportasi ini,yang cenderung lebih murah.
Oleh karena itu,masing-masing perusahaan auto bus berusaha untuk memberikan pelayanan terbaiknya kepada para konsumen,begitu pula yang ditawarkan oleh perusahaan auto bus PT.Eka Sari Lorena.
1.2. Ruang Lingkup
Karena pembahasan dari Sistem Informasi Manajemen amat luas, maka penulis membatasi permasalahan yang akan dibahas pada makalah ini yaitu :
1. Konsep dari sistem informasi manajemen.
2. Alasan yang menjadi penyebab gagalnya organisasi / perusahaan mengelola sistem informasi manajemennya sendiri.

1.3.Tujuan Penelitian
Tujuan penulis membuat makalah ini adalah untuk :
1. Untuk memenuhi tugas mata kuliah Sistem Informasi Manajemen sebagai pengganti Ujian Akhir Semester (UAS) semester 3 (tiga) jurusan Manajemen Informatika BSI.
2. Sebagai penambah pengetahuan tentang analisa sistem yang berjalan dalam sebuah perusahaan.

1.4. Metode Penelitian
Metode penelitian yang digunakan dalam pembuatan makalah ini adalah :
1.Observasi langsung kelapangan yaitu dengan cara mengumpulkan data berdasarkan pengamatan kami di lapangan.
2.Dengan mengumpulkan data berdasarkan web resmi perusahaan PT.EKA SARI LORENA.















BAB II
LANDASAN TEORI

I.                  Definisi sistem
-          Menurut Gordon B. Davis
Sistem adalah seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, alat, konsep dan prosedur yang dihimpun menjadi satu untuk maksud dan tujuan bersama.

-          Menurut Raymond Mc. Leod
Sistem ada sekelompok elemen yang teritegrasi dengan maksud bersama dengan maksud yang sama untuk mencapai satu tujuan.

      II.      Klasifikasi Sistem

1.      Sistem Abstrak : Sistem yg berubah- ubah ide atau pemikiran yang tidak ada secara fisik. Contoh : Sistem Energi.
Sistem Fisik : Sistem yang terjadi secara fisik. Contoh: Sistem komputer.
2.      Sistem Alamiah: Sistem yang terjadi secara alami tanpa buatan manusia. Contoh : Rotasi Bumi.
Sistem Manusia: Sistem yang dibuat oleh manusia dan melibatkan interaksi manusia dengan mesin. Contoh: Mesin ATM
3.      Sistem Probabilistik:Sitem yang kondisi masa depannya tidak dapat di prediksi karena mengandung kemungkinan. Contoh:Ramalan cuaca
Sistem Deterministik: Sistem yang beroprasi dengan tingkah laku yang dapat di prediksi. Contoh: Sistem komputer
4.      Sistem Tertutup : Sistem yang dipengaruhi oleh lingkungan luar dan bekerja secara otomatis tanpa campur tangan orang lain. Contoh: Assembly sistem
Sistem Terbuka : Sistem yang dipengaruhi oleh lingkungan luar. Contoh : Sistem administrasi kepegawaian

 III.Karakteristik sistem :
1.Komponen ( component )
Suatu sistem terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi yang artinya bekerja sama membentuk satu kesatuan komponen-komponen sistem atau elemen-elemen sistem dapat berupa suatu sub sistem atau bagian dari sistem.
2.Lingkungan luar ( environment )
Lingkungan luar dari suatu sistem adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi sistem.
3.Batasan (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem yang lainnya atau dengan lingkungan luar.
4.Jalinan ( interface )
merupakan media penghubung antara satu sub sistem dengan subsistem yang lainnya.
5.Masukan ( input )
Energi yang dimasukkan ke dalam sistem. Masukkan dapat berupa maintenance input dan signal input.
6. Proses ( process )
Suatu sistem dapat mempunyai suatu bagian pengolah yang akan merubah masukkan menjadi keluaran
7. Keluaran ( output )
Hasil dari energi yang diolah dan diklasifikasikan menjadi keluaran yang berguna.
8. Sasaran / Tujuan ( goal )
Suatu sistem pasti mempunyai tujuan (goal) atau sasaran (objective). Kalau suatu sistem tidak mempunyai sasaran maka operasi tidak akan ada gunanya. Sasaran dari sistem sangat menentukan sekali masukkan yang dibutuhkan dan keluaran sistem yang akan dihasilkan oleh sistem itu sendiri.





IV. Pengertian Sistem Informasi
Suatu sistem didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi yang bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan pihak luar tertentu dengan laporan yang di perlukan.
V. Pengertian Sistem Informasi Manajemen
-          Definisi SIM menurut Gordon B. Davis
SIM adalah sistem manusia atau mesin yang menyediakan informasi untuk mendukung operasi manajemen dan fungsi pengambilan keputusan dari suatu organisasi.
-          Definisi SIM menurut George M.Scott
SIM adalah kumpulan dari interaksi sistem informasi yang menyediakan informasi baik untuk kebutuhan manajerial maupun kebutuhan operasi.










BAB III
PEMBAHASAN

3.1Profil Perusahaan
Pada tahun 1970, LORENA Transport didirikan oleh Bpk.G.T.Soebakti dan mulai menjalankan bisnis jasa transportasi jarak pendek dengan mengandalkan 2 unit bus Mercedes Benz yang melayani rute anatar kota yaitu Bogor – Jakarta.Kemudian tahun 1984 , trayek jarak jauh pun mulai dibuka yaitu Jakarta – Surabaya dilanjutkan dengan kota-kota lain di Pulau Jawa , Bali , Sumatera . Saat ini LORENA-KARINA telah memiliki lebih dari 500 unit bus yang seluruhnya menggunakan produk Mercedes Benz guna melayani lebih dari 60 kota di Indonesia.
Lorena group pada tahun 1989 mengembangkan usahanya dengan mendirikan PT.Ryanta Mitra Karina yang biasa disebut KARINA yang juga bergerak dibidang jasa angkutan umum bus Antar Kota Antar Provinsi (AKAP) yang melayani trayek Jakarta,Surabaya,Malang,Madura dan Denpasar.
Lorena-Karina mempunyai komitmen untuk melayani masyarakat pengguna jasa angkutan umum AKAP ,serta dengan sungguh-sungguh memberikan pelayanan prima dan motto usaha yang mengutamakan kepuasan pelanggan yaitu : Sabar,Sopan dan Senyum.
Pada tahun 2003 PT.Eka Sari Lorena Transport berhasil mendapatkan sertifikat ISO 9001:2000, dimana Lorena Transport merupakan perusahaan transportasi darat pertama di Indonesia yang memperolehnya.Hal ini menunjukan komitmen Lorena untuk memberikan kualitas jasa terbaik dan sesuai standar mutu yang dipersyaratkan.
            3.2  VISI dan MISI Perusahaan
            2.2.1 Visi PT.Eka Sari Lorena
Menjadi perusahaan transportasi darat terbaik di Indonesia dengan sistem yang terintegrasi dan layanan prima
            2.2.2 MISI PT.Eka Sari Lorena
            1.Memberikan jasa transportasi darat dengan kualitas terbaik.
2.Membangun layanan transportasi darat yang aman, nyaman, tepat waktu                          dan   memuaskan pelanggan.
3.3. Struktur Organisasi 
Struktur Organisasi merupakan penegasan akan susunan kerangka yang menunjukkan saling hubungan atau tata kerja antara bagian-bagian atau sub bagian yang ada dalam suatu unit kerja, sehingga setiap bagian atau sub bagian mengetahui secara jelas apa yang menjadi bidang tugas, kewenangan dan tanggung jawabnya. Demikian pula kepada siapa bagian mempertanggung jawabkan aktivitas yang dilakukannya. 


OWNER
ASST.OWNER
CHIEF MEKANIK
MANAGER OPERASIONAL
MANAGER MARKETING
MANAGER FINANCIAL
MEKANIK
POOL ADMINISTRATOR
DRIVER DAN KONDEKTUR
AGENT
 










3.4 Rincian tugas masing-masing jabatan : 
1.      Owner
·         Bertanggung jawab penuh dalam mengkordinir dan mengendalikan seluruh kegiatan.
·         Bertanggung jawab atas tercapainya tujuan perusahaan secara keseluruhan.
·         Mendelegasikan wewenang dan tanggung jawab kepada masing-masing bagian sesuai bidangnya.
·         Menilai dan menyetujui serta merekomendasikan semua kegiatan.
·         Mengesahkan laporan keuangan setiap akhir tahun.
2.      Assistant Owner 
·         Menerima wewenang dari owner untuk mengontrol jalannya kegiatan setiap harinya.
·         Menyampaikan laporan bulanan kepada Owner.
·         Merencanakan dan mengawasi kegiatan perusahaan.
·         Menentukan strategi memajukan perusahaan.
3.      Marketing manager
·         Marketing manager memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap rencanapemasaran dan pengembangan usaha , target yang akan dicapai dan strategi marketing.
·         Memberikan laporan kepada Assistant Owner secara periodik.
·         Dapat mengambil kebijakan maupun keputusan yang berkaitan dengan pemasaran dan mengembangkan usaha saat Assistant Owner tidak ada di tempat.
4.      Manager financial
·         Manager keuangan memiliki tugas dan tanggung jawab terhadap rencana keuangan , termasuk budgeting , akunting perusahaan , serta permasalah hukum dan pajak.
·         Bertanggung jawab terhadap strategi dan analisa keuangan perusahaan.
·         Memberi laporan keuangan pada Assistant Owner secara periodik.
·         Dapat mengambil kebijakan maupun keputusan yang berkaitan dengan keuangan ,dan permasalahan hukum saat Assistant Owner tidak ada ditempat.




5.      Manager operasional
·         Manager operasional memiliki tanggung jawab terhadap rencana operasional ,target yang akan dicapai ,infrastruktur serta sistem teknologi yang berkaitan langsung maupun tidak langsung terhadap produk.
·         Bertanggung jawab terhadap operasional perusahaan.
·         Memberikan laporan kepada Assistant Owner secara periodik.
·         Dapat mengambil kebijakan yang berkaitan dengan jalannya operasional saat Assistant Owner tidak ada di tempat.
6.      Pool administrator
·         Mengurus dan mengatur pembagian jadwal keberangkatan bus beserta Driver dan kondekturnya.
·         Mengkonfirmasi kepada pihak loket mengenai keberangkatan bus.
·         Memberikan laporan kepada Manager operasional secara periodik.

7.      Chief mekanik
·         Bertanggung jawab penuh terhadap bengkel.
·         Bertanggung jawab terhadap karyawan bengkel.
·         Bertanggung jawab secara penuh terhadap kegiatan yang terjadi di bengkel termasuk kegiatan administrasi.
·         Menangani pengaduan mekanik.
8.      Mekanik
·         Bertanggung jawab terhadap kendaraan yang masuk ke bengkel.
·         Memperbaiki kendaraan yang datang ke bengkel.
·         Melakukan pemeriksaan mesin terhadap kendaraan yang akan diperbaiki.
·         Melakukan pengecekan ulang sebelum kendaraan diserahkan kembali ke Driver dan Kondektur.
9.      Driver dan kondektur
·         Bertanggung jawab mengantarkan penumpang sampai tujuan dengan aman ,nyaman dan tepat waktu.
·         Bertanggung jawab terhadap armada bus yang di pakai.
10.    Agent
·         Bertugas melayani calon penumpang yang akan memesan tiket.
·         Bertugas mencatat data-data dan jumlah penumpang yang akan berangkat.
·         Memberi laporan keuangan kepada Manager Financial secara periodik.

3.4 Manajemen Perusahaan
1. MENGEMBANGKAN TEKNOLOGI
Dalam memberikan nilai lebih untuk kenyamanan pelanggan maka armada LORENA ditangani oleh tenaga ahli yang terlatih dimana fasilitas bus  menyediakan: AC, TV, DVD, karaoke, Reclining seat dan dilengkapi dengan sandaran kaki, toilet, pintu darurat, pemadam kebakaran, bagasi, ruangan merokok dan alat GPS untuk memonitor keberadaan bus.

2. PELATIHAN
Pelatihan untuk Manajemen, Karyawan, Mekanik dan Kru (Pengemudi dan kenek) agar dapat menghasilkan tenaga yang mahir,handal & berpengalaman, guna memastikan terwujudnya kenyamanan dan keamanan bagi pengguna jasa bus.

3.
MEMBERIKAN PELAYANAN YANG TERBAIK
Selain menyediakan 4 kelas jenis pelayanan, hal yang paling penting dalam pelayanan LORENA adalah memastikan bahwa setiap pelanggan akan mendapatkan perhatian khusus serta profesionalisme kerja dari karyawan dan manajemen sebelum,
dan selama perjalanan.

4.KEMAMPUAN MANAJERIAL DAN PEMASARAN
LORENA menyadari tanpa pelayanan yang baik dan profesionalisme kerja dari staffnya, prosedur operasi dan pelaksanaannya tidak mungkin dapat memenuhi keinginan pelanggan. Untuk itu LORENA selalu menjaga kekompakan tim kerja dan melakukan beberapa strategi pemasaran seperti dengan mengembangkan agen- agen penjualan tiket dan kegiatan promosi lainnya dalam usaha untuk selalu menjaga kesinambungan operasional usaha.


3.5 Fasilitas Armada
a)      Bus Lorena – Karina kelas Super Eksekutif,
Fasilitas 21 kursi dengan komposisi 1-2 (1 kiri, 2 Kanan), Full AC, Toilet, Reclining Seat, TV,/DVD, GPS, Bantal, Selimut dan Smoking Area.
b)      Bus Lorena – Karina kelas Eksekutif,
Fasilitas 30 /34 kursi dengan komposisi 2-2 (2 kiri, 2 kanan), Full AC, Toilet, Reclining Seat, TV/DVD, GPS, Selimut dan Smoking Area.
c)      Bus Lorena kelas VIP
Fasilitas 40 (empat puluh) kursi dengan komposisi 2-2 (2 kiri, 2 kanan), Full AC, TV/DVD, GPS, Reclining Seat, Selimut dan Toilet.
d)     Bus Lorena kelas Bisnis
Fasilitas 53 (lima puluh tiga) kursi dengan komposisi 2-3 (2 kiri, 3 kanan), Full AC, TV/DVD, GPS, Reclining Seat, Selimut dan Toilet.

3.6 Analisa Sistem Informasi Pelayanan PT.Eka Sari Lorena
·         Komponen (componen)
Customer , petugas loket , administrator pool , driver dan kondektur.

·         Lingkungan luar (enviroment)
 Pihak perusahaan bekerja sama dengan beberapa rumah makan yang telah ditentukan sebagai tempat peristirahatan bagi customer sepanjang perjalanan. Dan pihak perusahaan juga bekerja sama dengan  Jasa Raharja sebagai pihak asuransi.

·         Batasan (boundary)
Cara pembayaran tiket yaitu dibayar secara cash ketika melakukan pemesanan tiket kepada petugas loket.

·         Jalinan (interface)
1.      Pool Administrator – Driver dan Kondektur
Pengaturan keberangkatan
2.      Pool Administrator – Agent
Jadwal keberangkatan
3.      Customer – Agent
Pemesanan tiket , data customer
4.      Agent – Customer
Tiket
5.      Customer – Agent
Konfirmasi kehadiran
6.      Agent – Driver dan Kondektur
Laporan data penumpang
7.      Agent – Manager Financial
Laporan keuangan


·         Masukan (input)
Data penumpang,jadwal keberangkatan.

·         Proses (process)
a)      Pool Administrator mengatur jumlah bus yang akan berangkat dan menentukan siapa saja Driver dan Kondektur yang akan berangkat.
b)      Pool Administrator mengkonfirmasi jadwal keberangkatan kepada Agent.
c)      Customer melakukan pemesanan tiket kepada Agent,dengan memberikan data penumpang yang disertai pembayaran tiket secara cash.
d)     Agent memberikan tiket yang telah berisi keterangan nomor bus dan nomor kursi customer.
e)      Customer melakukan konfirmasi kehadiran pada hari keberangkatan kepada Agent paling lambat 15 menit sebelum keberangkatan.
f)       Agent mengkonfirmasi kepada driver dan kondektur berapa jumlah penumpang dan tujuannya.
g)      Agent memberikan laporan keuangan kepada Manager Financial.

·         Keluaran (output)
Tiket , Laporan data penumpang dan laporan keuangan.

·         Tujuan (goal)
Agar customer merasa aman dan nyaman terhadap layanan yang diberikan pihak perusahaan dengan tepat waktu dan selamat sampai tujuan.
3.7 Tool Blok
1. Blok input
Alat yang digunakan untuk menerima data :
a. Keyboard
b. Mouse
c. Mesin scanner
2. Blok Output 
Alat yang digunakan untuk menghasilkan keluaran :
a. Printer
3. Blok Model
Aplikasi maupun program yang sering digunakan adalah
a. Ms. Office
b. Ms. Acces
4. Blok Teknologi
a. Menggunakan internet speedy
b. Wi-fi
5. Blok Database
a. Database DBF (clipper database file)
6. Blok Control
a. Avast anti virus
b. Avira 















BAB IV
PENUTUP

4.1  Kesimpulan
               Manajemen perusahaan berpengaruh besar terhadap pelayanan terhadap konsumen . Apabila baik manajemen perusahaan tersebut maka konsumen pun dapat terpuaskan dengan pelayanan perusahaan tersebut,dan apabila konsumen sudah terpuaskan maka mereka tidak akan jera untuk menggunakan jasa perusahaan tersebut sehingga perusahaan pun dapat meraih keuntungan secara financial.
4.2  Keterbatasan Penelitian
Beberapa keterbatasan penelitian atau kendala yang dihadapi pada pelaksanaan penelitian ini,antara lain adalah sebagai berikut :
1)      Penelitian menggunakan metode observasi langsung kelapangan,sehingga kesimpulan yang dikemukakan berdasarkan pandangan penulis terhadap pelayanan PT.Eka Sari Lorena kepada pelanggan.Maka masih banyak kekurangan yang disebabkan keterbatasan penulis.
2)      Observasi terhadap web resmi PT.Eka Sari Lorena yakni http://www.lorena-karina.co.id , sehingga informasinya yang didapat hanya sebatas yang ada pada halaman web tersebut.





4.3  Saran
    Berdasarkan observasi langsung penulis kelapangan penulis menyarankan agar PT.Eka Sari Lorena lebih meningkatkan pelayanannya lagi,pada umumnya pelayanan yang diberikan sudah bagus,tetapi masih perlu sedikit peningkatan di bagian ketepatan waktu sampai di tujuan,karena sangat berpengaruh kepada kepuasan pelanggan.



















DAFTAR PUSTAKA














DAFTAR ISI

KATA PENGANTAR ..................................................................................I
DAFTAR ISI ................................................................................................II
BAB I PENDAHULUAN
            Latar Belakang ..................................................................................1
            Ruang Lingkup ..................................................................................1
            Tujuan Penelitian ...............................................................................1
            Metode Penelitian ...............................................................................2
BAB II LANDASAN TEORI
            Definisi Sistem ....................................................................................3
            Klasifikasi Sistem ...............................................................................3
            Karakteristik Sistem ..........................................................................4
            Pengertian Sistem Informasi .............................................................5
            Pengertian Sistem Informasi Manajemen ........................................6
BAB III PEMBAHASAN
            Profil Perusahaan ................................................................................7
            Visi dan Misi ........................................................................................8
            Struktur Organisasi ............................................................................8
            Rincian tugas .......................................................................................9
            Manajemen Perusahaan .....................................................................12
            Fasilitas Armada .................................................................................13
            Analisa Sistem Pelayanan ...................................................................13
            Tool Blok ..............................................................................................15
BAB IV PENUTUP
            Kesimpulan ...........................................................................................16
            Keterbatasan Penulis ...........................................................................16
            Saran .....................................................................................................17
Daftar Pustaka..................................................................................................18